Buchauszug: Projekte und Projektmanagement

Die Durchführung von komplexen Prozessen, Aufgaben oder Vorhaben in einem Unternehmen, einer Organisation (Entwicklung eines neuen Produktes, Marketingvorhaben …) oder aber auch im Freizeitbereich (Sportveranstaltung, Rockkonzert …) macht es notwendig, auch die Organisation dieser Vorhaben mit der notwendigen Komplexität auszustatten. Solche Organisationsstrukturen braucht man aber nicht permanent, sondern es gibt sie nur so lange, bis das Vorhaben erledigt ist. So kann es für eine Sportveranstaltung für einige Wochen solche Strukturen für die Planung und Durchführung geben, nach Beendigung der Veranstaltung wird diese Organisationsform wieder aufgelöst.

Mit einer adäquaten Organisationsform kann man die Vorhaben in einer besseren Qualität, innerhalb der geplanten Zeit und mit den geplanten Budgetmitteln abwickeln. Die Bezeichnung für eine solche nur für eine bestimmte Zeit bestehende (temporäre) Organisationsform nennt man Projekt.

Was ist ein Projekt?

Beispiel 1:

Die Geschäfte der Firma „Clean Tools“ laufen ausgezeichnet. Aus diesem Grund entschließt sich die Geschäftsleitung, das Projekt „Gesunde Firma“ ins Leben zu rufen. Dazu wird ein geeigneter Raum im Unternehmen in einen Fitnessraum umgewandelt. Eine Firma wird beauftragt, die Planung und die Montage der Geräte in diesem Raum durchzuführen. Die Assistentin der Geschäftsleitung hat die Aufgabe, einen Arzt zu suchen, der alle 14 Tage für interessierte Mitarbeiter einen Gesundheitscheck durchführt. Außerdem soll sie einen Ernährungswissenschaftler ausfindig machen, der auch alle 14 Tage eine Ernährungsberatung, ebenfalls für interessierte Mitarbeiter, durchführen soll. Die Termine werden in einer Liste ausgehängt und die Mitarbeiter können sich für die Beratungen und den Gesundheitscheck eintragen. Jede „Sitzung“ dauert 15 Minuten. Auf die Frage, wie lange dieses Projekt nun laufen soll, antwortet der Geschäftsführer: „Solange wir Geld dafür haben!“

Beispiel 2:

Die Firma „Soft & Such“ möchte ihre Niederlassung umbauen. Es sollen mehr als 300 m² neu dazugebaut werden. Einen derartigen Umbau hat das Unternehmen noch nie gemacht. Dazu wird das Projekt „Ausbau 201X“ ins Leben gerufen. Es wird ein Projektleiter bestimmt, weiters ist aus den betroffenen Abteilungen je ein Mitarbeiter im Team. Alle Teammitglieder sind dafür zwei Tage die Woche freigestellt. Bis Ende 201X soll der neue Teil bezugsfertig sein. Für den Ausbau steht eine Summe von 1,4 Millionen Euro zur Verfügung. Dabei gibt es mehrere Risikofaktoren. Wird nämlich der Bau bis zum angestrebten Termin nicht fertig, muss man sich eine Ersatzlösung einfallen lassen. Das wären Container, die auf einem Nachbargrundstück für eine gewisse Zeit aufgestellt werden würden. Das würde aber wesentlich mehr kosten und ein Auftrag eines Großkunden könnte nicht zeitgerecht begonnen werden.

Was unterscheidet nun (abgesehen von den Inhalten) diese beiden „Projekte“?

Beide Beispiele haben sich ein Ziel gesetzt. Mit dem Projekt „Gesunde Firma“ möchte die Firmenleitung den Mitarbeitern etwas Gutes tun, das Projekt „Ausbau 201X“ hat zum Ziel, dass das Unternehmen in den neuen Räumen mehr neue Aufträge abwickeln kann.
Das Projekt „Ausbau 201X“ wird sicher für lange Zeit das einzige Projekt der Firma in dieser Art sein. Auch für das Projekt „Gesunde Firma“ gibt es keine Erfahrungswerte, was aber kein großes Problem darstellt.
Beispiel 1 läuft solange das Geld reicht, hat also kein fixes Ende. Das Projekt in Beispiel 2 muss dagegen bis zu einem festgelegten Zeitpunkt fertig sein.
Beispiel 1 wird von Mitarbeitern in ihrer Arbeitszeit erledigt. Für Beispiel 2 gibt es ein Team, das sich um das Projekt kümmern soll.
Das Projekt in Beispiel 1 wird von der Assistentin der Geschäftsleitung erledigt. Sie beauftragt nur eine Firma mit der Einrichtung des Fitnessraums, einen Arzt und einen Ernährungswissenschaftler. Im Beispiel 2 sind mehrere Abteilungen und viele Mitarbeiter involviert.
Unterschiedliche Aufträge an Firmen zu vergeben ist für die Assistentin der Geschäftsleitung eine Routineaufgabe. Für den Projektleiter in Beispiel 2 ist der Umbau komplettes Neuland.
Beispiel 2 ist mit einem relativ hohen Risiko behaftet. In Beispiel 1 gibt es keine Risiken.

Was zeichnet also ein „echtes Projekt“ aus? Projekte sind Aufgaben mit besonderen Merkmalen:

Zielorientiert: Beide Projekte haben ein Ziel.

Einmalig: Beide Projekte werden höchstwahrscheinlich nur einmal durchgeführt werden.

Zeitlich befristet: Nur Projekt 2 hat einen Endtermin.

Keine Routinetätigkeiten: In Projekt 2 wird zur normalen Tätigkeit auch noch das Projekt abgewickelt.

Inhaltlich und sozial (viele Personen) komplex: Nur bei Projekt 2 ist das auch zutreffend.

Neuartig: Auch das ist nur im Beispiel 2 gegeben.

Riskant: Nur Beispiel 2 birgt ein großes Risiko in sich.

Was heißt das nun in Bezug auf ein Projekt? Obwohl sehr viele Aktivitäten in Unternehmen und Organisationen als Projekte bezeichnet werden, sind sie im Sinne eines professionellen Projektbegriffes aber keine. Projekte sollten nicht nur einige Bedingungen erfüllen, sondern möglichst alle. Nur dann kann man von einem echten Projekt sprechen. Das bedeutet, dass Projekt 1 nur als Projekt bezeichnet wird, eigentlich aber keines ist.

Die Linien- oder Stammorganisation stellt eine Form der Unternehmensorganisation dar. Solche Organisationen sind hierarchisch strukturiert, das heißt, dass es übergeordnete und untergeordnete Unternehmenseinheiten gibt. Hierarchien können flach (wenige Ebenen), aber auch steil (mehrere Ebenen) sein.